Ihr Partner für
Konferenzsysteme
Ein sicheres und effizientes Konferenzmanagement erfordert ein zentrales Konferenzsystem. Unser System sorgt für eine einfache Planung, Organisation und Dokumentation: WebGenia Conference ist einsetzbar für nationale und internationale Konferenzen von Regierungen, Verwaltungen und Arbeitsgemeinschaften und zur Unterstützung von Gremienarbeiten und Arbeitskreisen.
Mit über 25 Jahren Erfahrung in der Webentwicklung haben wir uns unter anderem auf Webanwendungen, wie Konferenzsysteme, spezialisiert. Wir begleiten Ihr Projekt vom Design über die Entwicklung bis zur Pflege und unterstützen Sie bei all Ihren Fragen und Anliegen.
Vorteile des
Konferenzsystems
WebGenia Conference
Unser Konferenzmanagement-Tool ermöglicht eine vollständige Abbildung der Konferenzabläufe für die übersichtliche und einheitliche Unterrichtung der Teilnehmenden von Fachministerkonferenzen und Arbeitsgemeinschaften. Außerdem wird die Öffentlichkeit über die Konferenzergebnisse informiert.
- Universell zugänglich
System ist unabhängig vom Betriebssystem oder Gerätetyp - Keine Installation notwendig
einfach durch die URL aufrufbar - Plattformübergreifende Kompatibilität
funktioniert optimal in verschiedenen Browsern - Einfache Aktualisierung
ganz einfach auf dem Server aktualisierbar
Zentrale Konferenzplattform
im Intranet und Internet
Intranet
- Termine und Einladungen
- Themen, Themencluster und Tagesordnungen
- Beschlussvorschläge und Änderungsanträge
- Beschlüsse und Protokolle
- Dokumentenaustausch und Archivierung
Internet
- Konferenz-Website mit allen Informationen für die Öffentlichkeit
Module für das Konferenzmanagement
mit WebGenia Conference
Grundlage für die Konferenzplattform ist unser intuitiv bedienbares Redaktionssystem WebGenia für
- Rechteverwaltung
- Konferenzablauf
- Terminverwaltung
- Verteiler für E-Mails
- Nutzerfreundliche Websites
Alle Module sind auf die typischen Arbeitsabläufe von politischen Gremien zugeschnitten und erlauben die Erledigung aller anfallenden Arbeitsschritte – von der Planung und Einladung über Themenvorschläge und Beschlussanträge bis hin zur Archivierung und Veröffentlichung von Beschlüssen.
Alle an einer Fachministerkonferenz beteiligten Bundesländer arbeiten tagesaktuell mit und entlasten dadurch das Vorsitzland von Dokumentenversand und Nachfragen. Möglich sind auch konsequente Fristsetzungen.
Durch die zentrale Datenablage sind alle Beteiligten immer auf aktuellem Sachstand. Dies wird zusätzlich durch automatische E-Mail-Benachrichtigungen, zum Beispiel bei Änderungsvorschlägen, unterstützt.
Archive im internen Bereich ermöglichen den Zugang zu Dokumenten und Beschlüssen sowie Protokollen früherer Konferenzen und erleichtern dadurch den Bezug auf diese.
Die Archivierung alter Konferenzen in WebGenia Conference wird von Webmen als Service angeboten.
Folgende Funktionen umfasst das Modul für den Konferenz-Workflow:
- Anlegen einer Konferenz
- Vorgeben der Themenbereiche (Cluster)
- Einreichen von Themenvorschlägen
- Zuordnen von Beschlüssen vergangener Konferenzen zu Themenvorschlägen
- Zuordnen von Themenvorschlägen zu den Clustern
- Erstellung einer Tagesordnung
- Beschlussvorschläge zu Themenvorschlägen
- Einreichen von Änderungsanträgen zu Beschlussvorschlägen
- Generieren von Konferenzprotokollen
- Automatische Benachrichtigung per E-Mail an Teilnehmende und Geschäftsstelle
- Komfortable Suchfunktion innerhalb aller Textdokumente nach Begriffen (Stichworten) sowie nach Themenbereichen (Clustern)
Konferenzteilnehmende haben die Möglichkeit sich im internen geschützten Bereich über ein Anmeldeformular zu einer Konferenz anzumelden – einfach, unkompliziert und digital.
Bei der Anmeldungen können u. a. auch Wünsche vorgemerkt werden, wie:
- Essen (Allergien, vegan, vegetarisch o. ä.)
- Transport, z. B. Shuttledienst vom Flughafen
- u.v.m
Ein turnusmäßig wechselnder Vorsitz und dynamische Verwaltungsstrukturen und -abläufe binden zahlreiche wechselnde Teilnehmende in den Informationsfluss ein. Über die Jahre ergeben sich so immer wieder neue Zuständigkeiten.
Deshalb ist eine zentrale Adressverwaltung für alle Konferenzteilnehmenden besonders wichtig. In WebGenia Conference ist ein Verteiler für den Postverkehr und für den E-Mailversand integriert. Alle erforderlichen Kontaktadressen werden zentral aktualisiert und können über den gesicherten internen Bereich von allen berechtigten Personen genutzt werden:
- Übertragung der Adressverteiler an das E-Mailprogramm (zum Beispiel MS Outlook)
- Adressdatenexport für Serienbriefe an die Textverarbeitung (zum Beispiel MS Word)
Das optionale Zusatzmodul „Personen- und Zuständigkeitsregister“ bietet Ihnen die Option, Personen definierte Zuständigkeiten oder Themenschwerpunkte zuzuordnen.
Das Rechtemodul bildet Zuständigkeiten und Fristen des Konferenz-Workflows ab. Die vorsitzende Geschäftsstelle hat die Rechte für die komplette Verwaltung des Konferenzablaufs und die Pflege der öffentlichen Konferenz-Website.
Rechte der vorsitzenden Geschäftsstelle:
- Anlegen einer Konferenz
- Setzen von Fristen für das Einstellen von Themen- und Beschlussvorschlägen oder Änderungsanträgen
- Themencluster anlegen
- Festlegung der Tagesordnung
- Ablehnung oder Modifikation der Themenvorschläge der Teilnehmenden (Redaktion)
- Automatische Benachrichtigungen veranlassen
- Einstellen von Beschlüssen und Protokollen
- Verwaltung des Verteilers
- Pflege der Konferenz-Website
Rechte der Konferenzteilnehmenden:
- Sichtung aller freigegebenen Konferenzdaten
- Einstellen von Vorschlägen und Anträgen
- Abruf der Verteiler
- Suchfunktion in allen Dokumenten alter und aktuellen Konferenzen
Gastzugang für Fachbehörden:
- Sichtung aller eingestellten und freigegebenen Konferenzbeschlüsse und Dokumente
- Kein Einstellen von Daten möglich
Die Konferenz-Website unseres Systems WebGenia Conference informiert alle Teilnehmenden und die Öffentlichkeit umfassend:
- Informationen über Ansprechpersonen und Kontaktadressen
- Veröffentlichung der Konferenztermine und der Protokolle abgeschlossener Konferenzen
- Pressemitteilungen
- Weiterführende Links
- Zugang zum internen Bereich (mit Zugangsberechtigung)
- Weitere Inhalte individuell nach Wunsch
Service und Support von Webmen –
Agentur für Webentwicklung
Als Agentur mit langjähriger Erfahrung in der Webentwicklung stehen wir Ihnen als Ansprechpartner bei allen Anliegen zur Seite. Durch intensive Schulungen der jeweils neuen Geschäftsstelle werden Sie in das Konferenzsystem eingeführt. Mit der Sicherstellung des technischen Betriebs, Software-Updates und regelmäßige Systempflege unterstützen wir Sie in der Zusammenarbeit.
IT-Lösungen für die Konferenzsysteme
Technisch basiert WebGenia Conference auf den Open-Source-Produkten PHP und MySQL. Die Lösungen werden an die Arbeitsabläufe der befassten Gremien angepasst, um eine reale Abbildung auf dem Bildschirm zu ermöglichen. Diese Abläufe und Bedürfnisse werden in der Regel beim Wechsel des Vorsitzlandes einer Konferenz erneut überprüft.
Der Übertragungsweg der Daten des internen Bereichs wird über SSL-Verschlüsselung sichergestellt. Das Webhosting (Ablage und Bereitstellung aller Daten und Datenbanken) und die Bereitstellung der erforderlichen Internetadressen wird durch uns geleistet.
